香港公司秘書人數(shù)
根據(jù)香港法例,每家在香港注冊成立之有限公司均必須有一名公司秘書。
香港公司秘書的任職資格
香港公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人,該人必須經(jīng)常居住于香港;若為法人團體,該法人團體必須在香港有注冊地址或營業(yè)地點。上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體,而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或?qū)I(yè)會計師,而且必須得到聯(lián)合交易所認可其在學(xué)術(shù)及專業(yè)資格方面足以履行其職責(zé)。
根據(jù)香港法例,公司秘書一職可由董事兼任,即具有雙重身分。但是,如果公司只有一個董事,那么該董事就不可以兼任公司秘書。當(dāng)一份文件應(yīng)由董事和秘書聯(lián)合簽署時,具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。
香港公司秘書的委任
香港公司章程細則-般會規(guī)定董事會可以根據(jù)其認為合適的條件和薪酬委任秘書。
香港公司秘書的權(quán)力
香港公司秘書不僅僅是一個雇員。公司秘書有權(quán)代表公司簽訂-些與日常行政事務(wù)有關(guān)的合同,例如聘請雇員的合同。
香港公司秘書的責(zé)任
公司秘書的責(zé)任取決于其與公司的安排。一般來說,秘書應(yīng)確保公司的運作符合公司條例的要求。公司秘書通常有以下幾項責(zé)任:
(1) 參加股東大會和董事會,編寫會議記錄;
(2) 在董事會的指示下,簽發(fā)通知給有權(quán)出席股東大會和董事會的所有人士;
(3) 秘書有時應(yīng)加簽文件和蓋章;
(4) 處理股權(quán)轉(zhuǎn)讓事宜;
(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊;
(6) 按規(guī)定向公司注冊處提交有關(guān)文件,例如年度報表,更改董事或股東的通知等。
香港公司秘書的辭職
根據(jù)公司條例,除非公司章程細則另有規(guī)定,或者秘書與公司之間另有協(xié)議,否則秘書隨時可以提出辭職,但必須提前通知董事會。公司應(yīng)該在秘書辭職后十四天內(nèi)以指定格式的表格通知公司注冊署。
問:何謂香港公司秘書﹖
答:根據(jù)香港現(xiàn)行法例,香港有限公司必須委任一位公司秘書。其職責(zé)為安排會議、準(zhǔn)備會議紀錄、提交法定文件給政府部門、確保公司符合法定要求等。
問:香港公司秘書有什么資格要求﹖
答:1.如屬個人,必須年滿18歲及常居于香港,即香港居民;
2.如屬公司法人,必須為香港注冊之有限公司和在香港有經(jīng)營場所之海外公司。
問:董事可否兼任公司秘書﹖
答:可以,只要該位董事符合以上要求便可。
問:如沒有適合人選出任公司秘書一職怎辦﹖
答:你可以選用本公司之公司秘書服務(wù)計劃,詳細資料如下︰
香港公司秘書服務(wù)計劃:
(1)由本公司出任公司秘書一職
(2)準(zhǔn)備及提交周年申報表(不含政府規(guī)費)
(3)更改公司注冊地址
(4)任免或更改董事及秘書數(shù)據(jù)
問:可否更改香港公司秘書?
答:可以,香港公司可以隨時更改秘書,但必須于更改后的14日內(nèi)以指定表格通知香港公司注冊處。